Privacyverklaring

Wij vinden het belangrijk dat duidelijk is welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft. In deze privacyverklaring leggen wij dit uit voor klanten, prospects, websitebezoekers, leveranciers en andere zakelijke contacten.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Horecalicht, handelend onder de hoofdnaam Lusso Lighting, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij bepalen voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring geldt voor onze websites, offerte- en aanvraagprocessen, CRM, afspraken, klantcontact, leveringen, installaties, showroombezoeken en zakelijke marketingactiviteiten.

Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen via info@horecalicht.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken: naam, bedrijfsnaam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, postcode en plaats, KvK- en btw-gegevens, offerte- en ordergegevens, gekozen producten, aantallen, prijzen, betaal- en factuurinformatie, afspraakgegevens, communicatie per e-mail, telefoon of WhatsApp, notities over uw aanvraag of project en informatie die u zelf in formulieren of berichten verstrekt.

Bij gebruik van onze website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, datum en tijd van een bezoek, loggegevens en cookie- of toestemmingsinformatie, voor zover deze door de website, hosting, beveiliging of ingeschakelde diensten worden gegenereerd.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religie, politieke voorkeur of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wij verzoeken u dergelijke gegevens niet aan ons te verstrekken tenzij dit strikt noodzakelijk is en hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van vragen; het opstellen en versturen van offertes; het verwerken van online offerteaanvragen; het plannen van

online demo’s, showroomafspraken en afspraken op locatie; het uitvoeren en administreren van bestellingen; levering, montage en service; facturatie en betalingen; garantie- en klachtbehandeling; project- en klantbeheer in ons CRM; het onderhouden van zakelijke klantrelaties; het verbeteren en beveiligen van onze website en dienstverlening; het voldoen aan wettelijke verplichtingen; en, waar toegestaan, zakelijke marketing en opvolging.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn: uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen, bijvoorbeeld wanneer u een offerte aanvraagt of een afspraak boekt; wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie; gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantbeheer, beveiliging, zakelijke opvolging, verbetering van onze dienstverlening en het voorkomen van misbruik; of toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing- of trackingdoeleinden wanneer de wet toestemming vereist.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons bedrijfsbelang af tegen uw privacybelang. U kunt tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang bezwaar maken.

5. Offerteaanvragen, calculator en digitaal ondertekenen

Wanneer u onze prijscalculator of een offerteformulier gebruikt, verwerken wij de door u ingevoerde contact- en bedrijfsgegevens, productkeuzes, aantallen, prijzen en overige aanvraaginformatie. Deze gegevens gebruiken wij om de offerte te genereren, aan u toe te sturen, intern op te volgen en indien u verdergaat met de opdracht - de overeenkomst uit te voeren. Wanneer u een offerte digitaal ondertekent, kunnen wij aanvullende gegevens bewaren die nodig zijn om het akkoord aantoonbaar vast te leggen, zoals naam van de ondertekenaar, datum en tijd, offertenummer, offerteversie, de geaccepteerde voorwaarden en technische loggegevens voor zover deze door het ondertekenproces worden geregistreerd.

6. Afspraken en boekingen

Voor online demo’s, showroomafspraken en afspraken op locatie kunnen wij uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, gekozen datum en tijd, adresgegevens en eventuele opmerkingen verwerken. Voor online afspraken kan een videolink worden aangemaakt via een externe videodienst. Agenda- en boekingsgegevens kunnen worden gesynchroniseerd met onze agenda en ons CRM.

7. CRM, klantbeheer en zakelijke opvolging

Wij kunnen persoonsgegevens opslaan in ons CRM om aanvragen, offertes, contactmomenten, opvolgacties, afspraken, orders en projecten overzichtelijk te beheren. Dit stelt ons in staat om een aanvraag correct op te volgen, afspraken na te komen en relevante historie bij een klantrelatie te bewaren.

Wanneer u geen klant wordt, bewaren wij gegevens van een offerte- of informatieaanvraag in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij wij de gegevens eerder niet meer nodig hebben, u bezwaar maakt tegen een verwerking waarvoor dat mogelijk is, of een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een geschil of wettelijke verplichting.

8. Zakelijke prospectgegevens en openbare bronnen

Voor zakelijke acquisitie kunnen wij beperkte zakelijke contactgegevens verwerken van ondernemingen en hun contactpersonen. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit openbare zakelijke bronnen, zoals bedrijfswebsites, openbare bedrijvengidsen, professionele netwerkprofielen, openbare registers, beurs- of evenementinformatie of rechtstreeks van de onderneming zelf.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor relevante zakelijke benadering voor onze producten en diensten en houden rekening met de regels voor direct marketing. Wanneer u aangeeft geen commerciële benadering meer te willen ontvangen, zullen wij dit respecteren en waar nodig minimale gegevens bewaren op een uitsluitlijst om te voorkomen dat u opnieuw wordt benaderd.

9. Nieuwsbrieven en direct marketing

Wij kunnen klanten en zakelijke relaties informeren over relevante producten, diensten, acties of ontwikkelingen voor zover dit wettelijk is toegestaan. Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. U kunt uw toestemming altijd intrekken of bezwaar maken tegen direct marketing. In commerciële e-mails bieden wij waar vereist een mogelijkheid om u af te melden.

Een afmelding heeft geen gevolgen voor noodzakelijke serviceberichten, orderinformatie, facturen of communicatie die nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Dit kan onder andere gebeuren met leveranciers van website- en hostingdiensten, e-maildiensten, CRM-software, boekings- en agendasystemen, automatiseringsplatforms, boekhoud- en facturatiesoftware, transporteurs, installateurs, IT- en beveiligingsdienstverleners, accountants of adviseurs.

Op het moment van deze versie maken wij, afhankelijk van het proces, onder meer gebruik van diensten zoals Lovable voor websitefunctionaliteit en websitegegevens, Notion voor CRM en interne administratie, Make voor automatiseringen, Cal.com voor boekingen, Google voor agenda- en videofunctionaliteit, Hostnet voor domein/e-maildiensten, Moneybird voor administratie en facturatie en, waar relevant, Meta/WhatsApp voor lead- of communicatiekanalen.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Met partijen die als verwerker in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij waar wettelijk vereist afspraken over privacy en beveiliging.

11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat de doorgifte is gebaseerd op een geldige AVG-doorgiftegrond, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, deelname aan een toepasselijk adequaatheidskader of passende contractuele waarborgen zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Wij hanteren in beginsel de volgende uitgangspunten:

• Offerte- en leadgegevens zonder order: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Klant-, order-, project- en servicegegevens: zolang nodig voor uitvoering, service, garantie, geschilafhandeling en administratie. Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard, of langer wanneer een wettelijke regeling dit vereist.
• Boekingsgegevens: in beginsel maximaal 24 maanden, tenzij deze onderdeel worden van een klant- of projectdossier.
• Marketinggegevens: zolang wij een geldige grondslag hebben. Na een afmelding kunnen wij een minimaal gegeven bewaren om te registreren dat u niet meer benaderd wilt worden.
• Technische en beveiligingsloggegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, analyse en incidentonderzoek.

Wanneer persoonsgegevens relevant zijn voor een lopend juridisch geschil, garantieclaim, veiligheidsincident of wettelijke verplichting, kunnen zij langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website, formulieren en beveiliging. Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via de daarvoor bestemde toestemmingsinstellingen.

Indien wij analytische, advertentie- of trackingdiensten activeren, worden deze zo ingericht dat zij passen binnen de geldende privacy- en cookieregels. U kunt uw cookievoorkeuren waar beschikbaar via de website wijzigen.

14. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, misbruik of ongeoorloofde openbaarmaking. Daarbij gebruiken wij, waar passend, toegangsbeperkingen, sterke authenticatie, beveiligde verbindingen, accountbeheer, software-updates, back-ups en beveiligingsmaatregelen van onze dienstverleners.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Indien zich een beveiligingsincident of datalek voordoet, beoordelen wij dit en handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

15. Cameratoezicht in en rond onze locatie

Voor zover in of rond onze showroom en bedrijfslocatie cameratoezicht wordt gebruikt, is dit uitsluitend bedoeld voor beveiliging van personen, eigendommen en gebouwen en voor het onderzoeken van incidenten. Wij gebruiken reguliere beveiligingsbeelden niet om medewerkers op functioneren te beoordelen.

Beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Als uitgangspunt hanteren wij maximaal 28 dagen, tenzij een incident op de beelden staat; in dat geval kunnen de relevante beelden worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de afhandeling van het incident. Bezoekers worden waar vereist zichtbaar geïnformeerd over cameratoezicht. Regulier cameratoezicht wordt zonder geluidsopname ingericht.

16. Geautomatiseerde verwerking en de prijscalculator

Onze website kan automatisch een prijsberekening of offerte samenstellen op basis van door u gekozen producten, aantallen en opties. Wij gebruiken deze functionaliteit niet voor profilering of voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor u juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben. Offertes en opdrachten kunnen door Horecalicht handmatig worden gecontroleerd voordat uitvoering plaatsvindt.

17. Uw privacyrechten

U heeft, voor zover de AVG dit in uw situatie bepaalt, het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking, uw gegevens over te dragen en eerder gegeven toestemming in te trekken. Een intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht? Stuur dan een e-mail naar info@horecalicht.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn en informeren u wanneer een uitzondering van toepassing is.

18. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, leveranciers of wetgeving veranderen. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij betrokkenen aanvullend informeren wanneer dit redelijkerwijs nodig is.